4 idées pour personnaliser votre messagerie vocale professionnelle

La messagerie vocale professionnelle permet à une entreprise d’offrir une bonne expérience à ses clients, même quand il n’y a personne au bout du fil. En tant que dirigeant ou autoentrepreneur, vous devez donc veiller à avoir une messagerie vocale pertinente et qui correspond à votre marque. Le Bureau des Télécoms vous présente 4 idées pour personnaliser la messagerie de votre boîte vocale professionnelle.

Utilisez une voix off professionnelle pour votre messagerie vocale

Confier l’enregistrement de votre message vocal à un professionnel de la voix off présente de nombreux avantages. Pour commencer, le travail se fera avec des matériels et des logiciels adaptés. Cela vous permettra d’avoir une messagerie vocale de qualité. Le professionnel de la voix off a une bonne diction et maitrise très bien l’intonation de sa voix.

Le son sera donc bien audible avec un message clair et bien présenté. Il peut aussi vous aider à mieux structurer votre message vocal afin de l’adapter à vos clients et à votre stratégie marketing. De plus, une voix off professionnelle va susciter plus facilement la confiance chez les appelants.

Insérez une musique tendance dans votre messagerie vocale professionnelle

Une bonne musique en fond sonore peut vous aider à retenir l’attention des clients. Elle rend l’attente plus agréable et moins longue. Pour effectuer cette personnalisation, vous pouvez prendre une musique commerciale bien connue. Vous devrez toutefois payer des droits à la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et au SCPA (Société civile des producteurs associés). C’est pour cela que nous vous conseillons d’utiliser une musique libre de droits. Chez Bureau des Télécoms, nous avons une vaste collection de compositions originales pour lesquelles vous n’aurez pas à payer des redevances.

La plupart d’entre elles sont modernes et très agréables à écouter. Évitez les chansons avec paroles, car elles peuvent rendre votre message vocal moins audible. Vous pouvez aussi décider de composer votre propre jingle. Dans ce cas, l’idéal est de confier le travail à un ingénieur du son pour un résultat professionnel et de qualité. Celui-ci se basera sur la personnalité et les activités de votre entreprise pour créer l’extrait musical.

Adoptez un ton rassurant dans votre messagerie vocale professionnelle

Un client qui tombe sur votre répondeur peut être frustré surtout si c’est pour une urgence. La messagerie vocale vous aidera à le rassurer et à lui notifier que vous le rappellerez très vite. Vous devez donc utiliser un ton doux ainsi que des mots rassurants.

Évitez les messages trop longs pour ne pas ennuyer votre client. Vous pouvez tout simplement donner le nom de l’entreprise et les raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas répondre. Si vous êtes en congé, vous pouvez le rediriger vers le site internet de l’entreprise ou vers un autre collègue ou collaborateur. Cette démarche est professionnelle et cela montre aussi que le personnel est à la disposition des clients à tout moment.

Enregistrez une messagerie vocale pour les différents moments d’absence

Une entreprise peut être en inactivité pour plusieurs raisons (congés, salon ou autre situation exceptionnelle). Vous devez avoir des messages d’absence pour chacune de ces occasions. Par exemple, lorsque vous partez en congé, vous ne pouvez pas prévenir tous vos clients. Vous devez donc faire une messagerie vocale qui le notifie. Mettez dans votre message la durée de vos congés et la date de votre retour. Vous pouvez aussi inviter les clients à laisser leur nom et leur contact afin de pouvoir les rappeler.

S’il s’agit des congés pour la fin d’année, vous pouvez souhaiter de joyeuses fêtes aux appelants. Cela va apporter une touche d’humour à votre message et vous rapprochera de vos clients. Faites le même exercice dans le cas où vous assistez à un salon tout en modifiant légèrement les informations. Vous pouvez par exemple donner aux appelants les informations sur le lieu où vous avez installé votre stand. Mettez un rappel pour ne pas oublier de changer votre messagerie vocale professionnelle.

Personnalisez votre messagerie vocale professionnelle avec Le Bureau des Télécoms

La personnalisation de la messagerie vocale professionnelle est une opération qui nécessite des compétences dans plusieurs domaines. Chez Bureau des Télécoms, vous trouverez des professionnels du son, de la voix off et d’autres spécialistes. Ils vous aideront à créer une messagerie vocale professionnelle qui correspond à votre identité et à vos clients. Nous conservons votre enregistrement sur un Cloud auquel vous avez accès à tout moment.

Nos experts s’occupent aussi du transfert du message vocal vers votre répondeur, quel que soit le réseau sur lequel vous êtes. Nous mettons également à votre disposition des musiques modernes et entièrement libres de droits SACEM et SCPA. Ceci vous permet d’économiser une centaine d’euros par an, car vous ne payez aucune taxe. Dans le cas où vous voulez faire votre enregistrement en interne, nous pouvons aussi vous accompagner. Nous vous donnons des conseils sur le choix du matériel ainsi que les gestes à adopter pour avoir une bonne prononciation.